Hoe Hello Tender te gebruiken

Wat is Hello Tender?

Hello Tender is een AI-aangedreven platform dat bedrijven helpt bij het vinden en volgen van overheidsopdrachten via TED (Tenders Electronic Daily), de officiële EU-aanbestedingsdatabase. We analyseren dagelijks duizenden aanbestedingen en matchen ze met bedrijven op basis van hun sector, expertise en capaciteiten.

Of u nu een klein bedrijf bent dat op zoek is naar zijn eerste overheidsopdracht of een gevestigd bedrijf dat zijn overheidswerkzaamheden wil uitbreiden, Hello Tender maakt het gemakkelijk om kansen te ontdekken die bij uw profiel passen.

Wat kunt u doen met Hello Tender?

Hello Tender biedt een scala aan functies om u te helpen meer contracten te winnen:

• Slim zoeken: Vind bedrijven en bekijk hun matchende aanbestedingen direct.
• AI-matching: Onze algoritmes analyseren aanbestedingen en matchen ze met bedrijfsprofielen op basis van sectorcodes en expertise.
• Aanbestedingsanalyse: Krijg AI-gegenereerde samenvattingen met belangrijke vereisten, deadlines en contractwaarden.
• E-mailwaarschuwingen: Ontvang meldingen wanneer nieuwe aanbestedingen matchen met uw gevolgde bedrijven.

Kies het juiste plan

Hello Tender is structured in three tiers. FREE covers monitoring, PLUS adds intelligence and document access, and PRO UNLIMITED adds preparation support.

Hoe te zoeken

Het vinden van aanbestedingen op Hello Tender is eenvoudig en snel. Zo begint u:

Automatische aanvulsuggesties begrijpen

De automatische aanvulfunctie helpt u snel het juiste bedrijf te vinden. Elke suggestie toont:

• Bedrijfsnaam en handelsnamen
• Sectorclassificatie (bijv. Bouw, IT-diensten)
• Stad en landcode (bijv. Berlijn, DE)

Expert Zoeken laat u aanbestedingen vinden op basis van aanbestedingscategorieën (CPV-codes) en trefwoorden, zonder eerst naar een specifiek bedrijf te hoeven zoeken. Ideaal om kansen in uw hele sector te ontdekken.

Hoe Expert Zoeken te gebruiken

Volg deze drie stappen om aanbestedingen te vinden die bij uw expertise passen:

Belangrijkste functies

Expert Zoeken bevat krachtige hulpmiddelen om precies te vinden wat u nodig heeft:

• Categorieraster met per sector georganiseerde CPV-codes voor intuïtieve navigatie
• Dynamisch laden van trefwoorden op basis van uw geselecteerde categorieën
• Multi-land filtering om in meerdere EU-lidstaten te zoeken
• Gepagineerde resultaten met sortering op relevantie en deadline

Wanneer u een bedrijf selecteert, ziet u hun gedetailleerde profielpagina met alle matchende aanbestedingskansen. Dit is wat u zult vinden:

Bedrijfskop

Bovenaan elke bedrijfspagina ziet u belangrijke informatie over het bedrijf:

• Bedrijfsnaam en logo (of initialen)
• Sectorclassificatie en expertisegebieden
• Locatie (stad, regio en land)
• Websitelink (opent in nieuw tabblad)

Actieve vs eerdere aanbestedingen

Aanbestedingen zijn georganiseerd in twee tabbladen voor gemakkelijke navigatie:

Deadlinekleuren begrijpen

Elke aanbestedingskaart toont een kleurgecodeerde deadline-indicator om u te helpen prioriteiten te stellen:

Aanbestedingskaarten lezen

Elke aanbesteding wordt weergegeven als een kaart met essentiële informatie:

• Aanbestedingstitel en naam van de aanbestedende dienst
• Beschrijving van vereiste diensten en trefwoorden
• Locatie waar het werk wordt uitgevoerd
• Serviceperiode en maximale contractwaarde
• Deadline met aftelling (resterende dagen/uren)

Door een bedrijf te claimen koppel je je Hello Tender-account aan een geverifieerd bedrijfsprofiel. Na verificatie kun je verbeteren hoe Hello Tender je bedrijf begrijpt en hoe aanbestedingen aan dat bedrijf worden gekoppeld.

Hoe het claimproces werkt

Wat je kunt wijzigen

Geverifieerde claimers kunnen Profiel bewerken openen op hun geclaimde bedrijfspagina en de profielgegevens bijwerken die voor matching worden gebruikt.

Hoe dit resultaten beïnvloedt

Het bedrijfsprofiel is een van de belangrijkste inputs voor aanbestedingsmatching. Updates helpen Hello Tender aanbestedingen te vergelijken met de diensten die je bedrijf echt levert.

• Nauwkeurigere trefwoorden kunnen irrelevante matches verminderen en aankondigingen tonen die je werk beter beschrijven.
• Betere CPV-selecties helpen de matching-engine zich te richten op inkoopcategorieën die bij je bedrijf passen.
• Wijzigingen kunnen invloed hebben op de getoonde passende aanbestedingen en profielinformatie voor het geclaimde bedrijf.

Limieten en beveiliging

Alleen ingelogde actieve gebruikers kunnen een claim voltooien, en verificatie vereist toegang tot de bedrijfsmailbox. De eerste claimaanvraag gebruikt de ene toegestane claimpoging van de gebruiker. Gebruikers kunnen claims niet zelf verwijderen; medewerkers kunnen claimgegevens indien nodig handmatig corrigeren.

Nauwkeurige Matching bepaalt hoe aanbestedingen worden gekoppeld aan bedrijfsprofielen. U kunt schakelen tussen twee modi om ofwel zeer gerichte resultaten of een breder scala aan mogelijkheden te zien.

Matchingmodi

Hello Tender biedt twee matchingmodi die bepalen hoe aanbestedingen worden gekoppeld aan het profiel van een bedrijf:

Hoe de matchingmodus te wijzigen

Automatische terugval

Als Nauwkeurige Matching geen resultaten oplevert voor een bedrijf, schakelt Hello Tender automatisch over naar Sectorale Matching zodat u altijd relevante mogelijkheden ziet.

De volgfunctie stelt u in staat specifieke bedrijven te monitoren en automatische meldingen te ontvangen wanneer nieuwe matchende aanbestedingen worden gepubliceerd. Dit is een van de krachtigste functies om voorop te blijven lopen bij kansen.

Hoe een bedrijf te volgen

Volglimieten

Hello Tender FREE bevat maximaal 10 gevolgde bedrijven tegelijk. Als je de limiet bereikt, moet je eerst stoppen met het volgen van sommige bedrijven voordat je nieuwe toevoegt. Hogere plannen kunnen afhankelijk van je inrichting hogere limieten ondersteunen, en je kunt je gevolgde bedrijven altijd beheren vanuit je dashboard.

Gevolgde bedrijven beheren

U kunt al uw gevolgde bedrijven bekijken en beheren vanaf de pagina "Gevolgde bedrijven" in uw account:

• Zie alle bedrijven die u momenteel volgt
• Bekijk wanneer u elk bedrijf heeft toegevoegd
• Stop met het volgen van bedrijven met één klik

Voordelen van bedrijven volgen

• Automatische waarschuwingen: Ontvang e-mailmeldingen wanneer nieuwe aanbestedingen matchen met uw gevolgde bedrijven.
• Mis nooit kansen: Blijf op de hoogte van relevante contracten zonder elke dag handmatig te hoeven controleren.
• Concurrentievoordeel: Wees een van de eersten die van nieuwe aanbestedingen hoort, wat u meer tijd geeft om kwaliteitsbiedingen voor te bereiden.

Met de opslagfunctie kunt u specifieke aanbestedingsaankondigingen markeren voor gemakkelijke toegang later. Dit is perfect voor aanbestedingen waarop u overweegt te bieden of die u in detail wilt beoordelen.

Hoe een aankondiging op te slaan

Opslaglimieten

Hello Tender FREE bevat maximaal 100 opgeslagen aanbestedingsmeldingen. Zodra je de limiet bereikt, moet je eerst enkele opgeslagen meldingen verwijderen voordat je nieuwe toevoegt. Verlopen aanbestedingen kunnen in bulk worden verwijderd via het tabblad “Verleden”.

Toegang tot uw opgeslagen aankondigingen

Uw opgeslagen aankondigingen zijn georganiseerd voor gemakkelijk beheer:

• Tabblad Actief: Toont opgeslagen aanbestedingen met open deadlines
• Tabblad Eerder: Toont opgeslagen aanbestedingen met verlopen deadlines
• Snelle acties: Verwijder individuele aankondigingen of verwijder alle eerdere aankondigingen in bulk

Hello Tender stelt u in staat belangrijke documenten te downloaden om u te helpen uw biedingen voor te bereiden. Dit omvat aanbestedings-PDF's met alle details en AI-gegenereerde bedrijfssamenvattingen.

Aanbestedings-PDF downloads

Krijg uitgebreide aanbestedingsdocumenten in PDF-formaat. Zo werkt het:

• Klik op "Bekijk details" op een aanbestedingskaart om het detailblad te openen
• Klik op de knop "Download PDF" om het document te genereren en downloaden
• De PDF bevat alle aanbestedingsvereisten, deadlines en contactinformatie

Bedrijfssamenvattingsrapporten

Genereer AI-aangedreven samenvattingen voor elk bedrijf. Deze rapporten bevatten:

• Bedrijfsprofiel en sectoranalyse
• Overzicht van huidige matchende aanbestedingskansen
• Belangrijke inzichten en aanbevelingen voor bieden

De workflow voor deelnamevoorbereiding helpt u een kansrijke aanbesteding om te zetten in een gestructureerd voorbereidingsplan. De workflow start vanuit een aankondiging en gebruikt, waar technisch mogelijk, openbare aankondigingsgegevens en toegankelijke aanbestedingsdocumenten om praktische vervolgstappen voor uw bidteam te maken.

Hoe de workflow werkt

Wanneer de workflow beschikbaar is voor een aanbesteding, begeleidt hij u door vier voorbereidingsstappen:

Waarmee het kan helpen

Gebruik de workflow als snellere eerste beoordeling en planningshulp. Hij kan helpen om:

• De aanbestedingseisen en de verwachte scope samen te vatten.
• Belangrijke datums, indieningsdeadlines en formele indieningsvereisten te markeren.
• Certificaten, verklaringen, formulieren, referenties of bewijsstukken te identificeren die nodig kunnen zijn.
• Een taakgerichte checklist te maken voor interne bidvoorbereiding.
• Onduidelijke eisen, ontbrekende informatie en punten voor handmatige opvolging te signaleren.

Grenzen en beschikbaarheid

De voorbereidingsworkflow werkt alleen waar dit technisch mogelijk is. Sommige inkopers publiceren documenten achter loginportalen, handmatige downloadstappen, captcha’s, sessiegebaseerde links, geblokkeerde endpoints of formaten die niet betrouwbaar kunnen worden verwerkt. In die gevallen gebruikt Hello Tender mogelijk alleen de aankondigingsgegevens of kan de workflow niet worden gemaakt.

• De workflow dient uw inschrijving niet in en communiceert niet met de aanbestedende dienst.
• Hij vervangt uw commerciële, juridische, technische of compliancebeoordeling niet.
• De checklist hangt af van de kwaliteit en toegankelijkheid van de openbare aanbestedingsinformatie.

Hello Tender houdt u op de hoogte met automatische e-mailmeldingen. Mis nooit meer een belangrijke deadline of nieuwe kans.

Soorten meldingen

E-mailvoorkeuren beheren

U heeft volledige controle over uw e-mailmeldingen:

• Ga naar uw Accountpagina en zoek de sectie E-mailvoorkeuren
• Schakel e-mailmeldingen in of uit
• Selecteer uw voorkeurstaal voor meldingen uit het dropdown-menu

Afmelden voor e-mails

Als u geen meldingen meer wilt ontvangen, heeft u twee opties:

• Klik op de afmeldlink in een willekeurige e-mail om alle meldingen te stoppen
• Bezoek uw accountinstellingen om selectief meldingstypen uit te schakelen

Snelle antwoorden op veelgestelde vragen. Klik op een vraag om het antwoord te zien.